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O fluxograma, essencialmente, é a visualização através de um mapa de uma atividade dentro de uma cadeia de processos, usando simbologias apropriadas, estabelecendo princípio, meio e fim desse conjunto de manipulações da atividade para que tenha um resultado satisfatório.
No fluxograma é criado o mapa visual onde podemos mostrar as diversas etapas de um sistema, com as coordenadas para seu desenvolvimento, tornando o conjunto das etapas um trabalho padronizado, organizado, que possa ser entendido e utilizado por qualquer pessoa. A seguir confira mais informações e como fazer um fluxograma.
O significado de fluxograma de uma maneira mais acadêmica, podemos considerá-lo um diagrama que deve ser visto como representação esquemática, ou ainda um algoritmo, utilizando gráficos para ilustrativos para simplificar a transição das informações dentro de uma sequência operacional.
O fluxograma pode ser aplicado nas mais diversas áreas de atividade, podendo servir para estabelecer um fluxo de vendas, de finanças, de marketing, sendo uma ferramenta importantíssima para qualquer organização. Através dele podemos ter a informação detalhada de como proceder, criando um padrão de confecção de um processo e melhorando a comunicação entre os participantes de qualquer atividade.
Para que serve um Fluxograma?
O fluxograma é a principal ferramenta de um programador de sistemas, sendo aplicado na Tecnologia de Informação para representar a lógica necessária para o funcionamento de programas, criando a modelagem e a documentação de todos os sistemas operacionais.
Com a utilização dessa ferramenta podemos facilmente compreender, de maneira rápida e instantânea, um fluxo de qualquer processo, seja de documentos, de atividades ou mesmo de etapas de uma atividade física ou mental. Ao ser aplicado à circulação de um documento qualquer, por exemplo, o fluxograma mostra o caminho percorrido através de diversos departamentos de uma empresa, bem como a forma como deve ser tratado para cumprir com sua legalidade.
Sua utilização simplifica e racionaliza qualquer atividade, otimizando os resultados exigidos por qualquer processo em qualquer organização e possibilitando sua utilização por qualquer profissional, mesmo que não treinado especificamente para a atividade.
Um dos fatos comuns para quem não está familiarizado é a confusão entre o que é fluxograma e um organograma, tendo cada um suas próprias finalidades. Enquanto o fluxograma estabelece as etapas de um processo, sendo uma ferramenta dinâmica, o organograma representa a estrutura funcional de uma organização, apresentando-se como uma ferramenta estática.
Veja um modelo de Exemplo de Fluxograma
Sinais e símbolos de um fluxograma
O fluxograma apresenta sempre o início, o seu sentido de leitura e movimentação das etapas, ou seja, o seu fluxo, e sua finalização. Para sua confecção são utilizados símbolos básicos, que podem ser variáveis conforme a aplicação do diagrama montado. Entre os símbolos mais conhecidos do fluxograma, podemos destacar:
Início e fim: geralmente o símbolo usado no início do fluxograma é um retângulo com bordas arredondadas, estabelecendo o começo e o término do fluxo apresentado. Nos retângulos também estão inseridas as ações necessárias para o processo;
Setas: usadas para indicar o sentido do fluxo das etapas;
Losangos: os losangos representam as alternativas ou questões criadas pelas etapas, devendo sempre apresentar duas saídas para as respostas positivas ou negativas;
Linhas e setas nunca podem cruzar uma sobre as outras para identificar melhor a visualização das etapas, sem confundir quem esteja analisando;
As indicações textuais nos losangos e retângulos devem ser sempre claras e sucintas, utilizando o verbo no infinitivo.
O fluxograma deve ser feito da forma mais clara possível, dando facilidade de entendimento das ações e das alternativas, podendo ser usado símbolos diferenciados, desde que determinados como legendas, já que seu objetivo é mostrar um processo.
Fluxograma Como fazer
Como Fazer Fluxograma
Representar um processo gráfico para explicar detalhadamente o fluxo da implementação de um processo nunca foi uma tarefa tão simples para as pessoas. Você aprenderá o quão importante essa ferramenta é importante no dia a dia, confira a seguir como fazer um fluxograma.
O objetivo é descomplicar o fluxo de elementos e informações que você apresentará no seu projeto dentro da empresa, universidade, grupo de pesquisa etc.
Atualmente, as empresas trabalham com dois principais tipos de fluxograma, o fluxograma Linear e o fluxograma funcional.
Linear: Se o seu objetivo é exibir a sequência do trabalho passo a passo, compondo todo o projeto do escopo, identificando retrabalhos, redundâncias e também eliminando etapas desnecessárias, sendo assim otimizando o tempo, diminuindo os custos, produzindo em menor tempo.
Funcional: Se o seu objetivo é mostrar o fluxo do processo atual da empresa, e quais os setores e funcionários envolvidos em cada etapa.Você precisa entender bem como utilizar as linhas verticais ou horizontais para que possa definir cada responsabilidade e função entre os funcionários.
Importante ressaltar que existe inúmeros exemplos disponíveis, softwares específicos apenas para fluxogramas.
Você pode usar dois softwares mais usados :
Microsoft Visio – Gratuito SmartDraw – Gratuito
Vamos seguir o exemplo de fluxograma abaixo:
Fluxograma Linear: Início > Matéria prima para produção > Inicia o trabalho das máquinas para produção > Verificar se o produto está corretamente como a engenharia o desenvolveu > Caso não esteja descarte o produto e abra uma ocorrência de não conformidade > Produto dentro da conformidade > Embala o produto > Envia para o cliente > Fim.
Fluxograma Funcional: Início > Produção > Inicia o trabalho das máquinas para produção > Verificar se o produto está corretamente como a engenharia o desenvolveu > Caso não esteja descarte o produto e abra uma ocorrência de não conformidade > Produto dentro da conformidade > Embala o produto > Envia para o cliente > Fim.
A diferença central que vamos notar na imagem abaixo que descreve esse fluxograma é que no Fluxograma Funcionaltemos etapas mais detalhadas, assim como já foi dito anteriormente.
Foi especificado a Operação ( tudo que envolve operação na produção ) e especificado o material de Expedição ( Equipe de empacotamento ) e por fim Transportadora ( Enviando o produto para o cliente, garantindo a preservação do produto e entrega rápida e eficiente).
Existe também a possibilidade de criar fluxogramas pelo Excel, caso você tenha familiaridade com o software e não queira usar os que citamos, eis uma boa opção para o seu fluxograma ficar produtivo e de fácil compreensão.
Segue abaixo um fluxograma onde é detalhado como um determinado setor vai operar :
Os benefícios de se dominar a criação de um fluxograma podem colocar você em cargos de extrema confiança e importância dentro da empresa onde atua ou pretende atuar.
O fluxograma é uma ferramenta poderosa, e se você deseja ser um engenheiro de produção, gerente de uma determinada empresa, chefe de logística dentre outros cargos e funções, é indispensável o domínio sobre fluxogramas. Uma dica importante na hora de fazer um fluxograma, sempre quando for elaborar um projeto pense no resultado como um todo. Calcule possíveis imprevistos e caracterize os principais planos para determinados imprevistos. Nunca pense em um projeto como deveria ser, mais sim como ele é hoje e no que ele pode ser melhorado e quais os benefícios dessa melhoria.
A empresa poderá evitar custos e problemas desnecessários, através de um escopo de fluxograma bem elaborado, pois ele simplifica o trabalho, facilitando encontrar possíveis erros e soluções para a perfeição do produto.
