.png){kind=small}
.png){kind=logo}
.png)
Kanban: entenda essa ferramenta de gestão
O universo corporativo tem experimentado uma série de mudanças ao longo das últimas décadas. Isso se deve principalmente à evolução de conceitos e metodologias que visam melhorar a produtividade das empresas em um cenário cada vez mais competitivo. Um claro exemplo disso é o Sistema Kanban.
Trata-se de um conceito que ganhou força a partir do conhecimento e estudo relacionado ao sistema Toyota de Produção. Não por acaso, passou a ser implementado dentro de metodologias de Lean 6 Sigma, tornando-se uma aliada da melhoria contínua.
Mas o que isso significa na prática? E quais os benefícios que esse conceito pode trazer para a produtividade de uma empresa? Essas e outras perguntas é o que procuramos esclarecer aqui.
Para tanto, apresentamos uma visão geral sobre o sistema e mostramos algumas das principais razões pelas quais sua implementação deve ser considerada. Veja!
Entendendo o sistema
Antes de falarmos diretamente sobre o Kanban e as razões para implementá-lo, precisamos recorrer a um conceito que está por trás desse sistema. Nos referimos aqui especificamente ao que é conhecido como JIT, que por sua vez, é a sigla para “Just In Time”.
Ele é basicamente uma série de técnicas adotadas na administração de uma produção, e se ampara em uma única missão: diminuir os custos de estoque. Para alcançá-la, no entanto, muda de maneira substancial o processo de administração de materiais.
Isso porque organiza o trabalho e o projeto do produto sob a ótica da gestão da qualidade. Na prática, isso implica na adoção de um sistema inteligente para produção, transporte e compra de matéria-prima para produção.
Esse sistema, por sua vez, é regido pela filosofia de que primeiro é preciso vender o produto para depois adquirir os insumos de produção. Em outras palavras, portanto, a produção segue uma demanda consolidada, não prevista.
Graças a esse conceito, problemas de caráter logístico são minimizados, e muitas vezes até extintos. Isso inclui a eliminação do temido “estoque parado”, que muitas vezes compromete o orçamento de um projeto.
Isso é possível porque nesse caso a matéria-prima entra no processo de produção sempre no momento em que será utilizada. Assim a economia pode ser observada não só na redução de custos de armazenamento, mas também na redução de desperdício.
Agora o Kanban
Entendido o conceito de JIT, chegamos ao Kanban propriamente dito, quando obtemos uma visão panorâmica sobre ele para então passarmos às suas vantagens.
Trata-se de um método relacionado ao conceito do “Just In Time” e que ajuda as equipes e liderança dentro dos processos de lean manufacturing.
Basicamente, ele consiste na composição de uma simbologia visual por meio do registro de atividades. Ele é empregado há pelo menos quatro décadas dentro de grandes corporações, especialmente no gerenciamento de estoque e controle de fluxo de materiais.
Na prática, o sistema funciona a partir do uso de cartões com cores diferentes que representam a necessidade dos itens dentro da jornada de produção de um projeto. Tradicionalmente, esses cartões do sistema Kanban são impressos e dispostos em lugar estratégico dentro da linha de produção.
Todavia, com o avanço da tecnologia muitas organizações já estão migrando para a versão digital do método. Isso porque hoje existem softwares que ajudam no gerenciamento da metodologia e adicionam uma camada de benefícios.
Dentre as vantagens está a possibilidade de equipes interagirem e acompanharem o fluxo de trabalho mesmo estando em lugares diferentes, por exemplo.
Voltando para a aplicação do método em si, ele basicamente indica a entrega de uma quantidade específica de itens em cada etapa.
Dessa forma, sempre que um determinado material é esgotado o cartão é conduzido até o seu ponto de origem onde pode ser feita uma nova solicitação. Mantendo o processo equilibrado, há uma clara melhoria na entrega de matéria-prima e produção de produtos.
Vale destacar aqui, no entanto, que a quantidade de cartões nos quadros Kanban também influencia as decisões em uma linha de produção. Isso porque os responsáveis pelos projetos podem escolher a ordem de prioridades a qualquer tempo.
Dito isso, é importante notar também que o Kanban pode se dividir em grupos diferentes, sendo eles o de Produção e o de Movimentação. No primeiro caso o sistema deve sinalizar a produção de uma quantidade específica de um certo item.
Assim a movimentação dos cartões nos quadros se desenvolve entre os setores de fornecimento das peças e o de produção. Quando o processo é concluído eles são afixados, sendo retirados quando o envio do produto é feito ao cliente.
No segundo caso, que também é conhecido de Kanban de Transporte, o sistema tem a missão de autorizar movimentação de peças entre fornecedor e cliente.
Dessa forma, os cartões de produção são substituídos quando estão afixados nos produtos e vão para um outro lugar.
Agora, os motivos para implementá-lo
Depois de compreender essa visão panorâmica, é hora de entender de fato os principais motivos para implementar o Kanban. Podemos garantir que existem pelo menos sete razões para isso e você vai conhecê-las a partir de agora.
1 – Permite uma visão geral sobre o que deve ser feito
O primeiro grande motivo é que quando aplicado ele auxilia no processo de produção enxuta. De modo geral, os cartões, sejam eles tradicionais ou virtuais (nesse caso conhecidos com e-Kanban), criam um mapa de fluxo de valor.
Dessa forma as equipes envolvidas enxergam com facilidade e rapidez todo o plano de produção, o que evita equívocos e atrasos.
2 – Permite que o trabalho seja realizado de maneira inteligente
Uma vez que tudo está claro para as equipes e envolvidos na engenharia de produção, o trabalho pode transcorrer de maneira mais inteligente.
Isso porque o sistema quando bem aplicado, oferece sempre as informações atualizadas sobre o andamento e como o processo está fluindo.
Como resultado disso, é possível criar insights de melhorias, eliminando gargalos e melhorando o desempenho dos processos em geral. Em outras palavras, os envolvidos conseguem trabalhar mais empregando menos esforço e tempo.
3 – Melhora o fluxo de trabalho
Trabalhando de maneira mais inteligente, é natural que o fluxo de trabalho como um todo também seja otimizado, certo? Pois bem, esse é mais uma razão para implementar o Kanban.
Ele garante um aprimoramento em relação a sistemas mais tradicionais, uma vez que o sistema atua em conjunto.
4 – Ajuda na auto-organização em função da transparência
Por se tratar de um conceito que visa a transparência, a auto-organização acaba se tornando uma máxima nas equipes de trabalho. Isso beneficia não só a produção como um todo, mas também os responsáveis pelo gerenciamento.
O motivo é que assim os gerentes deixam de perder tempo fazendo planejamento detalhado e podem se concentrar no objetivo, pensando em estratégias para alcançá-lo.
Enquanto os planos detalhados podem se tornar obsoletos rapidamente, o Kanban não sofre com esse problema. Isso porque é mais dinâmico, uma vez que os cartões podem entrar a qualquer momento em qualquer parte do quadro, redefinindo prioridades.
5 – Facilita o planejamento de compras
Considerando o que foi dito, é fato que o processo de compras como um todo, incluindo o planejamento, também é facilitado.
Levando em conta que esse é um dos grandes desafios das organizações nos projetos, somente essa razão já seria suficiente para implementação do Kanban.
6 – Reduz os riscos de superprodução
Um inventário pode acabar se tornando obsoleto em pouco tempo em meio a um mercado dinâmico como o atual. Felizmente, o sistema também ajuda a evitar esse problema. Isso porque a produção é focada na demanda consolidada do cliente.
7 – Aumenta a satisfação do cliente
Por último, mas não menos importante, a satisfação do cliente também aumenta com o uso do Kanban. Isso porque tudo o que o cliente deseja é receber o que desejam no momento que desejam, e o sistema definitivamente contribui para isso.
