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A prática pode levar à perfeição da gestão? O ciclo PDCA mostra que sim. Apresentar novas ferramentas, refletir sobre aspectos da gestão por competências, mostrar a importância de se melhorar a gerência de TI, e por aí vai: para nós, um artigo só terá sentido se puder contribuir com a sua operação em quesitos como esses. Partindo desse pensamento, agora falaremos sobre uma metodologia de gestão que pode ser muito efetiva para melhorar processos da sua empresa. E isso não é mero “achismo”, já que se trata de uma ferramenta que auxilia gestores mundo afora há respeitáveis 70 anos: é o ciclo PDCA.
Conheça a ferramenta que te ajuda a manter o controle das entregas!
Mais uma sigla corporativa?
É que as siglas são mais práticas e fáceis de serem memorizadas. Neste caso, ciclo PDCA quer dizer, em inglês, PLAN – DO – CHECK – ACT, ou também PLAN – DO – CHECK – ADJUST, que significam “Planejar – Fazer – Verificar – Agir”, ou “Planejar – Fazer – Verificar – Ajustar”. Convenhamos, é bem mais fácil dizer “vamos implantar o PDCA” do que “vamos implantar o Plan Do Check Act/Plan Do”, não?
Trata-se, como já dissemos, de uma metodologia. Uma técnica de gestão interativa que consiste justamente nestes quatro passos, e que tem como objetivo melhorar os processos e os produtos de forma contínua.
Tudo começa nos anos 50
O ciclo PDCA se difundiu em meados de 1950 graças ao estatístico e professor estadunidense William Edwards Deming (1900-1993), tido por muitos como o pai do controle de qualidade nos processos produtivos. Há quem também atribua a criação ao engenheiro Walter Shewart (1891-1967), conterrâneo de Deming.
Independentemente da autoria, o fato é que tanto um quanto o outro pretendiam acelerar e aperfeiçoar os processos de uma empresa por meio da identificação de problemas, de causas e de soluções. E o PDCA foi resultado dessa busca.
Como aplico a metodologia em minha empresa?
Primeiramente, é importante entender que se trata de um ciclo. Ou seja, todo o processo é constituído por atividades que devem ser planejadas e praticadas continuamente com o intuito de melhorar o resultado.
E a sequência respeita a ordem da sigla. Assim, tudo começa com o P, o Planejamento, que é o momento em que você deve focar a parte estratégica, levantando informações e analisando-as.
Depois, parte-se para a prática, o D, quando o que foi planejado deve ser executado. E o que foi executado deve, então, ser verificado, ou checado (C); este é o momento em que as ações são avaliadas. O resultado dessa avaliação levará a uma ação ou a um ajuste (A), de forma a corrigir os problemas e as divergências encontradas.
Como funciona cada uma das etapas?
1. PLAN (PLANEJAR)
Neste primeiro passo para a aplicação do PDCA, como já foi dito, você deve elaborar um plano. A ideia aqui é desenvolver uma estratégia que se proponha a resolver os problemas levantados.
A partir disso, leve em consideração três fases fundamentais: a primeira é o estabelecimento dos objetivos do ciclo; a segunda é a escolha do caminho para que estes objetivos sejam atingidos; e a terceira é a definição do método que deverá ser utilizado para isso. Considere também a formação da equipe, com o recrutamento dos profissionais que liderarão os processos.
Todo cuidado é pouco. Essa etapa deve ser minuciosamente elaborada, de forma a evitar falhas e perdas de tempo nas próximas fases do ciclo PDCA.
2. DO (FAZER)
Com o planejamento pronto e detalhado, chega a hora de colocá-lo em prática. Isso implica treinar os envolvidos para prepará-los para o método que será empregado. É a etapa mais importante do ciclo PDCA. Por isso, seu acompanhamento deve ser constante e próximo, para que não ocorram desvios do que foi planejado.
3. CHECK (VERIFICAR)
O terceiro passo do PDCA é a análise ou a verificação dos resultados alcançados e dos dados coletados. Deve ocorrer após a execução, quando são feitas as avaliações estatísticas dos dados e a checagem de todos os itens. O principal objetivo desta fase é detectar eventuais erros ou falhas.
4. ACT ou ADJUST (AGIR, CORRIGIR)
Chegamos à última etapa do ciclo PDCA. Nela, são tomadas as ações corretivas com base no que foi verificado. Ou seja, deve-se corrigir as falhas encontradas no passo anterior. Então, após realizada a investigação das causas destas falhas ou desvios no processo e após agir para solucioná-las, comece tudo de novo. Exatamente: como um ciclo, o PDCA deve ser retomado sempre para que as práticas e os processos se aprimorem continuamente.
Por que o PDCA é tão importante assim?
Porque a metodologia traduz aquela máxima segundo a qual a “prática leva à perfeição”. Somente após a retomada de processos você conseguirá identificar e corrigir falhas, aprimorando-os continuamente.
O ciclo PDCA também faz a diferença porque prioriza a medição – e você já deve ter percebido que medir é uma atividade fundamental para a sua gestão. Afinal, como você poderá saber se sua oferta hoje é melhor do que a de ontem? Como descobrir se os seus produtos ou serviços estão de fato agradando aos clientes, sem ter dados concretos para isso? Peter Drucker, o papa da administração, já dizia que “o que não se pode medir, não se pode gerenciar”.
Como aplicar o ciclo PDCA?
Um exemplo prático sempre ajuda. Então, imagine que você precise promover um treinamento contra ameaças virtuais em sua empresa.
Pegue uma folha em branco a divida em quatro partes, cada uma relativa a uma atividade do ciclo. E coloque, em cada parte, atividades correspondentes ao projeto. Por exemplo: “preparar cronograma de treinamento”, no P; “realizar atividades treinamento de combate a phishing, no D; “verificar se os funcionários entenderam os procedimentos” e “medir avanços do projeto”, no C; e “corrigir procedimentos”, no A.
Este é apenas um exemplo, mas as aplicações do ciclo PDCA são inúmeras. Conforme você for implantando a metodologia no dia a dia, vai perceber que ela pode contribuir para melhorar – e muito – os processos da sua gestão.
Utilize uma ferramenta para acompanhar o seu ciclo PDCA
Algumas ferramentas e softwares ajudam a organizar as etapas dos projetos da sua empresa. Para realizar o ciclo PDCA, também é importante utilizar uma solução que permita acompanhar e medir as ações e resultados de cada fase. Existem várias no mercado, basta pesquisar!
